5.6 IMPLEMENTACIÓN
En esta fase las acciones de formación
y motivación de los implicados en el nuevo concepto de archivos de gestión
deben completarse con una adecuada comunicación de los beneficios a obtener por
el sistema. Este proceso requiere una estrecha colaboración entre los
directivos organizativos de la empresa, los técnicos informáticos y el personal
seleccionado para llevar adelante la creación de los archivos.
Elaboración de los
procedimientos de trabajo y asignar responsabilidades en materia de gestión
archivística.
- Establecimiento de una
política adecuada de comunicación de objetivos del proyecto y de formación.
- Periodificar el proceso de implantación: planificar el día a día y tomar decisiones respecto a la documentación patrimonial de la empresa.
Para la organización de
los documentos de una oficina todas las partes implicadas deben estar
convencidas de la necesidad y un aspecto que requiere especial atención es la
organización de los documentos de apoyo informativo, los cuales se deben
organizar considerando la función que cumplen, su instalación ha de ser cómoda
y accesible.
Interrelación entre las
fases y etapas con enfoque sistémico integral
El enfoque sistémico
aplicado al estudio de las organizaciones plantea una visión inter, multi y
transdisciplinaria que le ayuda a analizar a la organización de manera integral
permitiéndole identificar y comprender con mayor claridad y profundidad los
problemas organizacionales, sus múltiples causas y consecuencias.
Por consiguiente, el
archivo de gestión es visto como un subsistema del sistema mayor, que es el
Sistema Archivístico Institucional (SAI). Como se ha explicado en varias
literaturas que abordan la temática, en los archivos de gestión, corresponde
con la primera edad de los documentos, es donde se produce la formación de
estos, y se agrupa toda la documentación en trámite o sometida a una continua
utilización y consulta administrativa.
Se prevé que su
organización sea a través fases y etapas, que se relacionan entre sí, lo que
permite un análisis detallado de la información contenida en los documentos
(Entrada), determinada por los procedimientos a realizar en plan de actuación.
Estos procedimientos no pueden ser aislados, la integración entre ellos
condiciona el desarrollo óptimo del archivo; una vez realizados y evaluados, se
obtiene un resultado que conlleva a la retroalimentación del sistema y por
último la recuperación de los documentos (Salida).
Con una visión optimista
se enuncian algunos resultados o mejoras que trae consigo la integración de la
propuesta:
- Cada una de las acciones a ejecutar en las diferentes etapas permite el desarrollo de los procesos de gestión documental, gestión de información y la gestión del conocimiento, en estrecha relación con los elementos organizativos y tecnológicos de la empresa.
- Permite la superación constante de los implicados en materia de archivos.
- Eleva la cultura organizacional de la empresa a través de la realización de sistemas de capacitación.
- Aumento de los niveles de eficiencia en la gestión empresarial.
¡Atrévete
a cambiar!
Video propuesta para estimular los procesos de Innovación Organizacional.
Conclusión
La implementación de un sistema de gestión de archivos
debe ser acorde a la empresa en que se espera que actúe, debido a que debe
seguir un plan o guía de acción, donde se deben establecer las políticas
adecuadas del proyecto y se debe planificar lo que se va a desarrollar y
registrar las decisiones tomadas que afectan a la empresa, por esto todas las
partes implicadas deben estar convencidas de la necesidad que representa para
la organización de acuerdo a la función que cumplen.
El archivo de gestión puede ser visualizado como un sistema simple donde se agrupa toda la documentación en trámite o empleada en consultas administrativas. Siendo un sistema cuenta con fases y etapas que se relacionan entre si, parte de la información contenida en la documentación, el análisis que se lleva a cabo, la evaluación y una vez hecho se obtienen los resultados para realizar una retroalimentación del sistema y recuperación de los documentos del archivo de gestión.
La integración de un sistema de archivo de gestión trae consigo algunas ventajas que podemos mencionar como el aumento de la eficiencia, eleva la cultura organizacional y permite el desarrollo de procesos de gestión documental en la organización.
El archivo de gestión puede ser visualizado como un sistema simple donde se agrupa toda la documentación en trámite o empleada en consultas administrativas. Siendo un sistema cuenta con fases y etapas que se relacionan entre si, parte de la información contenida en la documentación, el análisis que se lleva a cabo, la evaluación y una vez hecho se obtienen los resultados para realizar una retroalimentación del sistema y recuperación de los documentos del archivo de gestión.
La integración de un sistema de archivo de gestión trae consigo algunas ventajas que podemos mencionar como el aumento de la eficiencia, eleva la cultura organizacional y permite el desarrollo de procesos de gestión documental en la organización.
Referencia
Pineda, C. (s/f). Unidad 5 Metodología para la creación e innovación de estructuras organizacionales.
Recopilado el día 23 de mayo del 2016, de Academia.edu. Sitio web: https://www.academia.edu/11557309/UNIDAD_5_DISENO_ORGANIZACIONAL
Elaborado
por:
Melissa Gamboa, Rosa Olivas, Luz Gómez
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